Définir son besoin dans un appel d'offres

(Paris, le 14 mars 2018)

Serrer les budgets, traquer les dépenses inutiles, mieux gérer, obtenir des réponses optimisées des opérateurs... Pour tous ces défis, des solutions existent. La réforme du droit des marchés publics, liée à l'Ordonnance de 2015, et l'usage de certains outils créés ou renforcés dans ce cadre, permettent d'atteindre ces objectifs. 

Pour définir son besoin dans un appel d'offres, quelques questions à se poser :

  • Votre flotte pour quels usages ? Pourquoi des véhicules ? Pour qui ? Pour quels usages ? Quel type d’énergie ? Il est utile de réaliser un état des lieux afin de vous assurer de la bonne adéquation entre les besoins de mobilité de chacun et les réponses apportées à ces besoins.
     
  • Combien de véhicules composent votre flotte ? Quelle est la répartition par service ? Quel est le kilométrage moyen par catégorie ou par service ? Quel est le nombre de sites ?
     
  • Comment est gérée votre flotte ? Comment s’organise la flotte ? Qui gère votre parc ?  Quelles sont les échéances de renouvellement des véhicules ? Combien d’intervenants y a-t-il actuellement pour la gestion administrative du parc (achat / revente / comptabilité / assurance) et la gestion technique des véhicules (entretien / services aux conducteurs / affectation des véhicules) ?
     
  • Quel est le budget actuel de votre flotte en investissement (achat) et en fonctionnement (entretien, réparations, indemnités kilométriques) ? Il faut également déterminer le budget complet de la flotte (coûts directs et indirects) : coût d’acquisition, coût du personnel, assurance, coût de la gestion des sinistres, prévention et formation du personnel, prix de revient kilométrique...
     
  • De quelles prestations ai-je besoin et que dois-je externaliser ?  Maintenance, carburant, assurance, location moyenne durée, formation des conducteurs / prévention, gestion des sinistres.
     
  • De quels outils de pilotage ou de gestion ai-je besoin ? Reporting, commande en ligne, télématique…
     
  • Définissez les objectifs que vous vous fixez : S’agit-il de réduire les coûts, d’être plus efficace, d’adopter une démarche de développement durable (réduire les émissions de CO2, améliorer la sécurité routière de vos conducteurs), de travailler l’aspect des ressources humaines comme la fidélisation ou la motivation de vos collaborateurs, d’aborder la mobilité de façon globale ?
     
  • Déterminez la vision et la composition de votre flotte à trois-cinq ans : Types de véhicules, pourcentage d’énergies alternatives , pourcentage de véhicules partagés, autre type de mobilité à prévoir, évolution du mode de gestion / financement ; Quelles seraient les autres solutions de mobilité auxquelles je pourrais avoir recours dans trois-cinq ans ?
  • Déterminez vos budgets pour le poste automobile : Budget prévisionnel d’investissement, budget prévisionnel de fonctionnement, coûts indirects (temps administratif passé, gestion des sinistres, entretien, formation des conducteurs).
     
  • Les clauses techniques et financières envisagées sont-elles adaptées au métier de la location de flotte : Cette étape de réflexion est loin d’être anodine. Elle permet en effet de s’assurer que les offres déposées le seront sans réserve et correspondront aux attentes de l’acheteur.