Parc automobile : quelles informations fournir pour le calcul de la cotisation ?

Votre entreprise a grandi et son parc automobile aussi. Vous voulez jouer sur l’effet « volume » et remplacer les contrats que vous avez souscrits pour chaque véhicule par une seule police « flotte ». Au surplus, cela simplifiera la gestion de votre assurance.

Mais de quelles informations votre assureur (ou ceux que vous consulterez) a-t-il besoin pour vous proposer une cotation ?

- L’entreprise : désignation, siège, filiales, n° SIREN. Donnez la plaquette de présentation de votre société si elle existe.

Indiquez également avec précision quelles sont ses activités et ses implications sur le risque de circulation (transport de matières inflammables, véhicules prioritaires, etc.).

Sachez que la plupart des assureurs procèderont préalablement à l’étude de votre « affaire » à la consultation de votre notation financière auprès d’un organisme spécialisé. Les difficultés économiques induisent des retards de paiement et souvent, des comportements à risque.

- Le parc à assurer : établissez ou éditez la liste des véhicules à garantir (genre, marque, modèle, puissance, PTAC, immatriculation, année de 1ère mise en circulation) sans oublier leur usage (véhicules de fonction, commerciaux, service, etc…) et s’ils sont en location ou en propriété.

N’omettez pas les engins automoteurs qui, même s’ils ne sortent pas de votre entreprise, sont soumis à l’obligation d’assurance. De même, ajoutez les remorques (y compris celles qui ne vous appartiennent pas mais que vous utilisez) si leur poids en charge excède 750 kg.

Les assureurs considèrent qu’une flotte est constituée dès lors qu’il y a plus de 5 à 10 véhicules.

- Les garanties et franchises : communiquez les garanties et les franchises que vous souhaitez par nature de véhicule. Vos souhaits en matière de franchise ne seront pas toujours respectés mais cela mettra l’assureur en mesure de vous proposer une solution.

A cette phase, il est utile de s’interroger sur l’utilité de certaines garanties ou sur le niveau de franchise pour vous auto-assurer plus largement. L’assureur connaît bien les coûts et anticipe dans la cotisation qu’il vous propose le poids de vos sinistres augmenté de ses frais et de la taxe d’assurance (18% pour les véhicules de moins de 3t5).  Il peut être plus économique de supporter des petits sinistres que de les assurer.

Si des collaborateurs utilisent leurs voitures personnelles pour des déplacements professionnels, pensez à souscrire une assurance « missions » qui fait l’objet d’un contrat distinct de celui du parc.

- Les statistiques : il vous appartient de fournir les statistiques de votre parc aux autres assureurs que celui qui vous couvrait jusqu’à présent, sur une période minimum de 3 années (l’année en cours + 2 années pleines) mais nous conseillons d’aller jusqu’à 5 ans. Chaque année fait l’objet d’un document indépendant afin de mettre en lumière les évolutions. Il est souhaitable de produire des chiffres actualisés et à cet effet, de faire éditer toutes les tableaux à une date récente. L’état doit vous être fourni par la compagnie ou par l’agent qui utilise le logiciel de la compagnie mais l’informatique de certains courtiers est en mesure de produire une statistique reconnue comme fiable pourvu qu’il ait géré vos sinistres. Si vous pensez pouvoir fournir une statistique au moyen de votre logiciel de gestion de parc, oubliez cette idée. Les compagnies n’accordent de confiance qu’aux documents émis par leurs consœurs.

Si vos véhicules étaient assurés par contrats distincts, demandez à votre assureur un relevé d’information pour tous les éléments de votre parc. Cela oblige souvent à lister toutes les polices en vigueur sur les trois dernières années et à contacter des compagnies auprès desquelles vous aviez résilié.

- La date d’effet sachant qu’il faut laisser un temps raisonnable d’étude qui est variable selon la taille du parc et le nombre d’assureurs mis en concurrence.

Enfin, ayez à l’esprit que la reprise, au sein d’un contrat flotte, de véhicules antérieurement couverts par polices distinctes s’effectue avec échelonnement des dates d’effet.